Dokumenty kadrowe, ZUS-owskie i podatkowe są obowiązkowe do przechowywania

2 Sty

 

Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. Nienależyte wywiązywanie się z tego zobowiązania grozi poważnymi sankcjami karnymi. Jak długo przechowuje się dokumentacje firmową?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać
od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.

Dokumenty podatkowe

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z artykułu 86 Ordynacji podatkowej, dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął czas płatności podatku. W poczet dokumentów podatkowych wlicza się księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym oraz wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]

Dokumenty kadrowe

Dokumentację pracowniczą, w tym także dotyczącą okresów zatrudnienia, danych osobowych, wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Dokumenty ZUS

Dokumenty ZUS-owskie podzielić należy na 3 grupy o różnym obowiązku archiwizacji i tak:

    • Dokumenty rozliczeniowe – wszelkie dokumenty uwierzytelniające wymiar należnych składek – powinno się je archiwizować przez okres dziesięciu lat od daty przesłania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (także te przesłane drogą elektroniczną)

 

    • Dokumenty zgłoszeniowe – te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) – powinno się archiwizować przez cały okres funkcjonowania działalności gospodarczej, ponieważ Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.

 

  • Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszelkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych albo do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.