Dokumenty w firmie

12 Sty

Dokumentacja firmowa jest najważniejszym elementem prowadzenia księgowości. Sporządzając ją należy kierować się nie tylko przyjętymi normami, ale również wytycznymi ustaw i rozporządzeń. W jaki sposób poprawnie konstruować pisma urzędowe i dokumenty sprzedażowe?

Faktury

Obowiązujące prawo podatkowe dopuszcza możliwość sporządzania 6 rodzajów faktur:

  • faktury końcowej (rozliczeniowej)
  • faktury VAT
  • faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
  • faktury pro forma (przedwstępnej)
  • faktury zaliczkowej
  • faktury korygującej

Bez względu na jej rodzaj, faktura VAT zawierać musi takie informacje jak:

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  • kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie
  • nazwę towaru bądź usługi
  • Numer Identyfikacji Podatkowej nabywcy i sprzedawcy
  • imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
  • jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów bądź rodzajów wykonanych usług
  • dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury wraz z jej typem
  • sumę wartości sprzedaży netto towarów bądź wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
  • cenę jednostkową towaru bądź usługi bez kwoty podatku
  • wartość towarów bądź wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
  • stawki podatku
  • wartość sprzedaży towarów bądź wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku bądź zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu

Oficjalne pisma

Wszelkie pisma oficjalne, tworzone przez przedsiębiorstwo, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać muszą także niezbędne informacje, które posłużą do identyfikacji danej działalności gospodarczej i osoby tworzącej pismo, to jest:

  • podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
  • telefon kontaktowy
  • informację do kogo dane pismo jest kierowane
  • opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
  • nazwę oraz adres firmy