Faktura VAT jest dokumentem handlowym, potwierdzającym transakcję gospodarczą, między sprzedawcą a kupcem. Obowiązek stosowania faktur definiuje Ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, nazywana popularnie 'Ustawą o VAT'.

Zwrócić uwagę trzeba, że faktury należy wystawić nie później niż z chwilą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Normy te nie odnoszą się do wystawiania faktur w ramach dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wspomnianych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, gdy faktura VAT zawiera dokładne dane, którego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Do najczęściej wystawianych faktur kwalifikujemy: Faktura VAT marża to dokument, stosowany przez tych, którzy upełnomocnieni są do regulowania podatku wg procedury marża. Procedurę tę stosują np. podatnicy świadczący usługi w zakresie turystyki jak również ci, którzy dokonują dostawy wyrobów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką musi uiścić klient usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych podatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem znacznie bardziej uproszczonym, niż podstawowa faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:


- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- stawka podatku,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- cena jednostkowa netto,
- wartość sprzedaży netto

Płatnicy nie mają także obowiązku wyszczególniać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują tylko:


- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- adresy,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi

Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany produkt lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- stawkę podatku, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- kwotę podatku,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury

W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po zbyciu] produktu lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości towarów lub usług w tym przypadku, zmniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, z kolei kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed zbyciem produktów lub wykonaniem usługi.

W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.

Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.

Faktura pro forma zawiera te same szczegóły, co faktura VAT, wyróżnia ją tylko oznaczenie 'Faktura pro forma' zamiast 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z powinności wystawienia faktury według reguł ogólnych, dlatego że sam w sobie nie tworzy potwierdzenia dokonania transakcji. Nie jest zatem w świetle ustawy dowodem księgowym, a co za tym idzie płatnik nie ma możliwości zamieszczenia jej w rejestrze zakupów, rejestrach VAT jak również w następstwie w deklaracjach VAT.

W obrocie handlowym faktura pro forma pełni rolę swoistego rodzaju propozycji transakcji sprzedaży (towarów i usług). Pełni ona rolę informacyjną, z racji tego, że z jej pomocą sprzedający pokazują kupującym warunki umowy sprzedaży. A zatem strony kontrahentów, przedmiot sprzedaży, opłatę za sprzedaż i termin zapłaty. Prócz tego faktura pro forma może zostać uznana za poświadczenia przyjęcia zlecenia, z kolei dla kontrahenta może być wezwaniem do wpłacenia zaliczki przed wydaniem produktu albo świadczeniem usług.