Rozliczanie zaliczek pracowniczych często rodzi wiele pytań – pracodawcy muszą pamiętać komu, kiedy oraz w jakiej kwocie wydawane są pieniądze. W zadaniu tym często pomagają osoby przełożone oraz księgowi. Czym są zaliczki? Dlaczego są tak ważne? Jak je wypłacać oraz rozliczać?
Czym są zaliczki?
Zaliczką mogą być zarówno pieniądze pobierane przez pracownika na poczet wynagrodzenia, jak też środki przekazywane mu na wydatki służbowe. Rozliczanie wydatków firmowych najczęściej konieczne jest w przypadku zatrudniania pracowników wyjeżdżających w podróże służbowe lub wykonujących swoje zadania zdalnie. Zaliczki mogą być wydawane zarówno w formie gotówki, jak też przelewu lub karty płatniczej.Wydawanie i rozliczanie zaliczek – o czym należy pamiętać?
Prawidłowe rozliczenie zaliczki możliwe jest pod warunkiem, że pracodawca pamięta kiedy oraz w jakiej formie została wypłacona. Ważna jest też informacja na jakie wydatki i w jakich kwotach ją spożytkowano. Rozliczenia dokonuje się za pomocą programu księgowego – wówczas możliwa jest właściwa dekretacja wydatków, a także kontrola salda rozrachunków zaliczek i wydatków. Prawidłowe zorganizowanie wydawania zaliczek na wydatki służbowe pozwoli uniknąć wielu pomyłek. Przede wszystkim istotne jest, aby na bieżąco uwzględniane były ich formy. Konieczne jest też zachowywanie przez pracowników paragonów i faktur, a także przypisywanie wydatków do konkretnych zaliczek. Najlepiej, kiedy środki wydawane są zawsze przez tę samą osobę lub odnotowywane w jednym miejscu. Zobacz też:rozwiązanie umowy o pracę na czas określony bhp przepisy dobrowolne ubezpieczenie chorobowe
