W obrocie gospodarczym faktury spotyka się bardzo często, jest to bowiem podstawowy dokument wymiany, identyfikujący transakcję gospodarcze zawierane pomiędzy kontrahentami, stanowi także podstawę do dociekania roszczeń bądź windykacji nierzetelnych nabywców.

O prawidłowości wystawienia faktury świadczy zgodność danych jakie zawiera z tymi wymaganymi w ustawie o VAT. Dokument wystawiony wadliwie, może przekreślić prawo sprzedawcy do egzekwowania zapłaty bądź podważyć faktyczność wykonanego świadczenia. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą powinien zatem wystawiać faktury zgodnie z prawem, idealnym do tego celu będzie program do fakturowania online - stworzony w oparciu o aktualne przepisy, zmieniający się wraz z nimi.

Program do fakturowania online - który będzie najodpowiedniejszy?

Wygoda i bezpieczeństwo, to bezsprzecznie główne kryterium jakim należy posłużyć się podczas wyboru idealnego programu do fakturowania online. Aspekt bezpieczeństwa programu, szczególną uwagę powinien zwracać na ochronę danych osobowych, głównie w kontekście RODO. Dodatkowo program powinien być dostosowany do potrzeb przedsiębiorców oraz łatwy w obsłudze, dzięki prostym opisom i intuicyjnej funkcjonalności. Odpowiednie narzędzie do fakturowania może także zaoszczędzić wiele czasu i sprawić, że dotychczas powtarzające się czynności zostaną skrócone do minimum, dzięki pełnej automatyzacji. Niektóre programy do fakturowania online mogą poszczycić się bogatą ofertą funkcji, spośród których na uwagę zasługują:

  • Indywidualna baza kontrahentów CRM (dostawcy i odbiorcy),

  • Rozbudowany magazyn online (bieżąca kontrola stanów towarów),

  • Weryfikacja kontrahentów,

  • Automatyczne księgowanie wystawionych faktur w ewidencjach księgowych,

Bieżąca kontrola stanów magazynowych i tworzenie bazy produktów

Automatyczne tworzenie bazy produktów, bazujące na dotychczas wprowadzanych na stan staje się nieocenionym narzędziem codziennej pracy. Wprowadzając na stan bieżące dostawy produktów nie trzeba od nowa ich definiować. Zastosowanie tej funkcji można odnaleźć także podczas wystawiania faktur sprzedaży, wówczas towary lub usługi wybiera się z gotowej listy, bez konieczności ręcznego wprowadzania. Na podstawie wystawionych dokumentów towary zostają zdjęte z magazynu i generuje się automatycznie dokument magazynowy. 

Szeroka baza kontrahentów w CRM aktualizowana na bieżąco

Indywidualnie tworzone bazy kontrahentów w CRM, usprawniają proces wystawiania faktur, wystarczy wybrać kontrahenta z listy lub pobrać jego aktualne dane z bazy GUS na podstawie wprowadzonego numeru NIP. Baza CRM pozwala także na kompletowanie danych teleadresowych, kontaktowych, informacji o przyznanych rabatach, czy terminach zapłaty faktur, a także innych ważnych wydarzeń związanych z danym kontrahentem. 

Automatyczna weryfikacja kontrahentów

Bieżące monitorowanie rentowności i rzetelności kontrahentów staje się szczególnie ważne w przypadku transakcji o dużej wartości, kiedy straty mogą okazać się znaczne. Program do fakturowania, który posiada stały dostęp do Krajowego Rejestru Długów oraz giełdy długów, może zabezpieczyć sprzedawcę, przed ewentualnymi stratami. Na uwagę zasługuje także opcja weryfikacji kontrahentów w bazie MF i Vies. Wiedza ta może uchronić przedsiębiorcę przed koniecznością regulowania zobowiązania podatkowego z tytułu podatku VAT, w sytuacji gdy nabywca, zobowiązany do zapłaty nie dokona rozliczenia podatku.    

Księgowanie wystawionych faktur w ewidencjach księgowych

Księgowanie wystawionych faktur w ewidencjach księgowych, jest nieoceniony atutem niektórych programów księgowych. Na podstawie wystawionych faktur, system dokonuje samodzielnego księgowania uwzględniając odpowiedni moment powstania obowiązku podatkowego na gruncie VAT i PIT. Użytkownik nie musi się zastanawiać nad poprawnym ujęciem faktury w ewidencji księgowej, program zrobi to za niego. 

Dodatkowa funkcjonalność na przykładzie wfirma.pl

Wśród najbardziej profesjonalnych programów do fakturowania online wyróżnić należy program wfirma.pl. Jako jeden z liderów branży może pochwalić się rozbudowanym systemem magazynowym, uwzględniającym metodę, FIFO i FEFO przy wydaniach magazynowych, przygotowywanie rezerwacji na podstawie bieżących stanów oraz ich monitorowanie. Co do samego fakturowania, użytkownicy systemu otrzymują bezpłatną aplikację, która umożliwia wystawianie faktur poprzez urządzenia mobilne z każdego miejsca z dostępem do internetu, także za pośrednictwem telefonu. Dodatkowo w przypadku wykonywania usług cyklicznych istnieje możliwość zaprogramowania systemu tak by co miesiąc samodzielnie wystawiał faktury na rzecz kontrahentów. Wystawione faktury można wówczas wysłać kontrahentowi mailowo wraz z linkiem do bezpośredniej płatności. Bardzo przydatną funkcją jest także przesyłanie informacji o upływie terminu płatności za fakturę w formie mailowej lub SMS. W systemie dostępne są także rozbudowane analizy, które mogą przydać się każdemu przedsiębiorcy w szacowaniu przyszłych zysków.