Firma jest zobligowany pokryć koszty używania pojazdów przez zatrudnionych w celach służbowych. Kwotę rozliczenia za podróż służbową wylicza się poprzez pomnożenie liczby zrobionych kilometrów przez współczynnik za jeden kilometr albo mnożąc określoną na miesiąc ryczałtową liczbę kilometrów przez współczynnik za jeden kilometr. Stawki za kilometr muszą być wyznaczone w umowie zawartej pomiędzy pracodawcą a zatrudnionym. Przedsiębiorca ma mozliwość skorzystać ze zwolnienia składkowego albo podatkowego, pod warunkiem, że współczynniki zwrotu za jeden kilometr nie nie są wyższe niż stawki ogólnie przyjęte w rozporządzeniu. Według przepisów suma zwrotu powinna konkretnie dotyczyć rzeczywiście przejechanych kilometrów. Wtedy suma ta jest zwolniona z opodatkowania. Nie można ryczałtowo obliczać sumę przejechanych kilometrów w celach służbowych. Istnieje jednak możliwość stałego wysyłania zatrudnionych w podróż służbową. wówczas zwrot kosztów używania swoich pojazdów do celów służbowych nie będzie podlegać opodatkowaniu i oskładkowaniu. Dotyczy to przedsiębiorstw zajmujących się transportem, jeśli pracownicy posiadają jako miejsce świadczenia pracy wpisaną w umowie o pracę jedną miejscowość, a nie większy obszar, a konkretne zlecenie będzie dotyczyło transportu do innej miejscowości. Zobacz też:
niewykorzystany urlop
