Każdy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych pracownika. Powinność tą nakłada na nas kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. Za nienależyte ich prowadzenie grozi odpowiedzialność karna. Przepisy szczegółowo definiują, w jaki sposób powinno się zbierać i przechowywać akta pracownicze. Z uwagi na typ dokumentów, można wskazać 3 grupy, A, B i C. A - Dokumenty związane z ubieganiem się o stanowisko pracy Możemy wśród nich wyróżnić:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający wiadomości następującej terści: ukończone kursy i szkolenia, dodatkowe uprawnienia i umiejętności, : dane osobowe i kontaktowe, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym |wypełniony kwestionariusz osobowy z informacjami o wykształceniu, danymi kontaktowymi, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, danymi osobowymi, ukończonymi kursami i szkoleniami, opisanym doświadczeniem zawodowym
- dokumenty poświadczające zatrudnienie, okres trwania zatrudnienia, zajmowane stanowisko i stosunek do pracy u innego pracodawcy
- dokumenty certyfikujące kwalifikacje pożądane do wykonywania oferowanej pracy
- wszelkie świadectwa dotyczące uzyskanego wykształcenia
- orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
B - Podjęcie pracy i przebieg zatrudnienia
- adnotacja o zapoznaniu się z omawianymi przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o przebytych kursach bhp;
- dokumenty wyszczególniające powierzone mienie pracownikowi (o ile takie powierzono);
- dokumenty związane z podnoszeniem umiejętności zawodowych;
- deklaracje o wypowiedzeniu osobie zatrudnionej warunków umowy o pracę albo zmiany tych warunków w innej procedurze;
- zaświadczenia z Medycyny Pracy otrzymane po okresowych i kontrolnych badaniach;
- ksero zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu pracy przez osobę, uprzednio zarejestrowaną jako osoba bezrobotna.
C - Rozwiązanie stosunku pracy W tym miejscu należy przechowywać wszystkie dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, a więc :
- świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę,
- odpis przekazanego pracownikowi świadectwa pracy,
- uzasadnienie dokonania działań związanych z zajęciem zapłaty za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne zaświadczenia dotyczące ustania zatrudnienia, w tym np. dotyczące wniosku o wydanie świadectwa pracy a także zaświadczeń dotyczących nie wypłacenia osobie zatrudnionej ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop,
- umowę o zakazie konkurencji w przypadku rozwiązania umowy o pracę, gdy podpisanie takiej umowy miało miejsce,
- zaświadczenia z Medycyny Pracy uzyskane po okresowych i kontrolnych badaniach po ustaniu umowy o pracę.
Akta osobowe należy gromadzić w oryginalnej postaci w siedzibie zarządu albo w placówce podmiotu gospodarczego. Najlepiej, by w łatwy i szybki sposób można było je odnaleźć. Dodatkowo jesteśmy zmuszeni zabezpieczyć je przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumenty pracownika, w tym dotyczące czasu pracy i wynagrodzenia za wykonywaną pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego stosunku pracy u danego płatnika. Zgodnie z tymi dokumentami ZUS wyznacza podstawę wymiaru emerytury lub renty. Gdyby przedsiębiorstwo uległo likwidacji, to obowiązki w przechowaniu może przejąć wyspecjalizowane archiwum.
