Budowa KPiR

Księga przychodów i rozchodów służy do ewidencji zdarzeń gospodarczych. Przedsiębiorca zapisuje w niej swoje przychody i koszty według ustalonego schematu księgi. Dowiedz się, jak wygląda budowa KPiR!

Księga przychodów i rozchodów - wymogi

Aby prowadzić KPiR przychody z roku poprzedniego nie powinny przekroczyć kwoty 2 000 000 euro, po jej przekroczeniu przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia pełnej księgowości.

KPiR powinna być założona na dzień 1 stycznia bądź w dniu rozpoczęcia działalności. Zapisy w księdze należy dokonywać na bieżąco na dzień, w którym wystąpiły dane zdarzenia gospodarcze. Wpisy należy dokonać do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Od 2018 roku faktu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie zgłaszamy do urzędu skarbowego.

Struktura podatkowej księgi przychodów i rozchodów

KPiR składa się z wyodrębnionych kolumn, które mają swoje indywidualne przeznaczenie, dla kosztów bądź przychodów. Zatem jaka jest charakterystyka poszczególnych kolumn? Wyjaśniamy!

Kolumna 1:LP. → Numer porządkowy zdarzenia gospodarczego, którym opisujemy również dowód księgowy tego zapisu.

Kolumna 2: Data → Tu wpisujemy datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych “Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników(...) uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu”.

Kolumna 3: Numer dowodu → W tej kolumnie należy wpisać numer dowodu księgowego - każdy dokument musi mieć numer nadany przez sprzedawcę. Będą to zapisane numery dowodu wewnętrznego, faktury, rachunku itd. Przy dokumentach sprzedażowych konieczny jest wybór schematu numeracji, który przyjęty jest na cały rok podatkowy.

Kolumna 4: Nazwa kontrahenta → Tutaj wpisywana jest nazwa kontrahenta danej transakcji tzn. imię i nazwisko osoby fizycznej lub w przypadku firmy - jej nazwa. W przypadku wewnętrznego dowodu księgowego, dziennych zestawień przychodu ze sprzedaży (sprzedaż bezrachunkowa) czy listy płac ta kolumna pozostaje pusta.

Kolumna 5: Adres kontrahenta → Adres dostawcy lub odbiorcy zgodnym z dowodem księgowym danego zdarzenia. Tu także jest możliwość pustej kolumny tak jak w kolumnie 4.

Kolumna 6: Opis zdarzenia gospodarczego → Opisujemy rodzaj operacji gospodarczej. Opis powinien być krótki i powinien odzwierciedlać zaistniałe zdarzenie np. zakup paliwa do pojazdu, koszt usług telekomunikacyjnych, zakup towarów.

Kolumna 7: Wartość sprzedanych towarów i usług → Wpisujemy kwotę przychodu powstałą na skutek sprzedaży towarów lub usług.

Kolumna 8: Pozostałe przychody → Chodzi tu o przychody, które nie są związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością np. odsetki od udzielonych pożyczek, lokat bankowych, odszkodowania, czy dodatnie różnice kursowe.

Kolumna 9: Razem przychód (7+8) → Łączna kwota przychodów, zsumowana z kolumny 7 i kolumny 8.

Kolumna 10: Zakup towarów handlowych i materiałów → W tej kolumnie wpisujemy wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów według cen zakupu.

Kolumna 11: Koszty uboczne zakupu → Kolumna ta zawiera koszty uboczne zakupu, np. koszt transportu, ubezpieczenia w drodze, załadunku oraz wyładunku. Ważne jest, że ta kolumna dotyczy tylko kosztów ubocznych, które wiążą się z zakupem towarów handlowych lub materiałów podstawowych.

Kolumna 12: Wynagrodzenie w gotówce i naturze → Obejmuje wynagrodzenie pracowników w gotówce i naturze ujęte w kwocie brutto. Wynagrodzeniem w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy np. pracownicy piekarni otrzymują pieczywo, najem mieszkania przez pracownika, które jest własnością pracodawcy. Kolumna ta dotyczy także pracowników zatrudnionych na umowę o dzieło i zlecenie. Wpisu do tej kolumny dokonuje się na podstawie listy płac oraz innych dokumentów potwierdzających otrzymanie wynagrodzenia.

Kolumna 13: Pozostałe wydatki → Pozostałe wydatki, które nie zostały ujęte w kolumnie 10, 11 i 12. Wyjątek stanowią koszty ujęte w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które nie są uznawane za koszty uzyskanie przychodów. Tutaj mogą znajdować się m.in. koszty usług telekomunikacyjnych, opłaty za czynsz, media, czy amortyzacja środków trwałych.

Kolumna 14: Razem wydatki (12+13) → Suma kosztów zapisanych w kolumnie 12 i kolumnie 13.

Kolumna 15: Wolna kolumna, do której możemy dopisać inne zdarzenia gospodarcze nieujęte w poprzednich kolumnach dotyczących np. przychodów następnych miesięcy lub następnych lat.

Kolumna 16: Koszty BR, o których mowa w art. 26e ust. o podatku dochodowym → Kolumna zawiera koszty badawczo-rozwojowe, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. W pierwszej części wpisujemy opis kosztu, natomiast w drugiej wartość. Możemy tu wpisać koszty uzyskania i utrzymania patentu, nabycie surowców związanych bezpośrednio z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. W tej kolumnie należy wpisać opis kosztu oraz jego wartość. Kwoty z tej kolumny nie są brane pod uwagę podczas wyliczania podstawy opodatkowania.

Kolumna 17: Uwagi → Ostatnia kolumna w księdze przychodów i rozchodów, w której możemy zapisać komentarze i uwagi dotyczące zapisów we wcześniejszych kolumnach (kolumny 2-16) dotyczących operacji gospodarczej ujętej w danym wierszu.