Lista płac jest dokumentem księgowym potwierdzającym naliczenie honorarium dla zatrudnionych zawierający wszystkie opłacone obowiązkowe składki finansowe zarówno przez zatrudnionego, jak i przez pracodawcę. Poprawna lista płac upraszcza prawidłowe wypełnienie deklaracji dla ZUS-u lub urzędu skarbowego.

Do sporządzenia listy płac potrzebne nam są inne dokumenty takie jak: rejestr czasu pracy, umowa o pracę, informacja o przydzielonych składnikach dodatkowych. Poprawnie sporządzona lista płac winna mieć następuje elementy:

  • nazwę firmy zatrudniającej pracownika,
  • miesiąc i rok, którego dotyczy,
  • datę wypłaty wynagrodzenia - ma ona znaczący wpływ na ustalenie poprawnej daty rozliczenia składek ZUS oraz podatku,
  • datę przygotowania listy płac,
  • oznaczenie listy płac (może to być numer np. lista płac nr 5/2011 albo opis słowny np. lista płac Administracja maj 2011 r.), podpisy osób, które sporządzają listę płac, wszystko co wchodzi w skład wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń najlepiej by na liście płac umieszczone były wszystkie części składowe honorariów a nie tylko podana kwota brutto
  • zatrudniony powinien na liście płac oprócz podpisu zamieścić również datę podjęcia honorarium gdy pobiera je osobiście. Zatrudniający ma możliwość w ten sposób ochronić się przed ewentualnymi konfliktami, które związane są z przestrzeganiem terminu wypłat pensji.

Błędem jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy takie należy rozliczać na osobnej liście wypłat. Musimy mieć na uwadze, że w chwili kontroli, PIP ma prawo zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych na jednej liście z honorariami ze stosunku pracy.