Faktura proforma

Faktura pro forma jest rodzajem przedwstępnej faktury, która nie stanowi dokumentu księgowego, ani nie dokumentuje zawarcia transakcji gospodarczych. Wystawiana jest przez sprzedawcę towarów i usług przed dokonaniu zapłaty przez nabywcę. Głównie wypisywana jest tylko w jednej wersji i bez kopii dla wystawcy. Faktura proforma nie jest dowodem księgowym i na jej podstawie nie dokonuje się zapisów w KPiR. To znaczy, że wystawiając fakturę pro forma nie można na jej podstawie np. rościć prawa do odliczenia zawartego w niej podatku od towarów i usług. Głównie dokument ten wystawiany jest w celu zarejestrowania zamówienia oraz po to by kupujący mógł na jego podstawie dokonać częściowej zapłaty, bądź całościowej przedpłaty za towar, bądź po prostu w celu poinformowania odbiorcy o cenach poszczególnych elementów zamówienia przyszłej transakcji. Co najważniejsze, pro forma wystawiana jest przed dokonaniem transakcji, czyli wykonaniem usługi bądź wydaniem towaru. W istocie, pro forma niczym nie różni się od zwykłej faktury, posiada te same dane i elementy. Nie stanowi jednakże podstawy do zaksięgowania, gdyż nie jest uznawana za dokument księgowy. Jej wystawienie nie powoduje skutków na gruncie podatkowym. Dopiero gdy transakcja dojdzie do skutku, należy ją udokumentować właściwą fakturą i to ona będzie stanowiła podstawę do ujęcia w KPiR. Fakturę VAT należy wystawić najpóźniej siódmego dnia od daty otrzymania należności lub wydania towarów bądź wykonania usługi.