Faktura VAT to najczęściej spotykany dowód księgowy służący ewidencji zdarzeń gospodarczych. Powinna być wystawiana według umownych zasad, które reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Jest także podstawowym dokumentem potwierdzający dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem VAT. Faktura może przybrać formę papierową a także formę elektroniczną.

Kiedy podatnik zobowiązany jest do wystawienia faktury

Przedsiębiorca będący podatnikiem VAT w określonych sytuacjach zobowiązany jest do wystawienia faktury VAT. Kwestię tą tłumaczy art.106b ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług, zgodnie z którym podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą:

  1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze czy też na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  2. sprzedaż wysyłkową z terytorium a także na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz innego podmiotu niż w pkt 1;
  4. otrzymanie całości lub części zapłaty (WNT) przed dokonaniem czynności z punktu 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy WNT dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z odrębnymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Faktura VAT- podstawowe elementy

Szczegółowy opis treści, jaką zawiera faktura VAT określa art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. Podstawowe elementy zawarte na fakturze to m. in.:

  1. data wystawienia
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w jednoznaczny sposób identyfikuje fakturę
  3. imiona, nazwiska lub nazwy,adresy podatnika oraz nabywcy towarów lub usług
  4. numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku
  5. numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
  6. data dokonania lub zakończenia dostawy lub data otrzymania zapłaty przed dokonaniem określonej czynności dostawy lub świadczenia usług( jeśli jest określona i różni się od daty wystawienia faktury)
  7. nazwa(rodzaj) towaru lub usługi
  8. miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
  9. cena jednostkowa bez kwoty podatku- cena netto
  10. kwoty upustów lub zniżek w tym w formie rabatu, gdy wystąpiły wcześniejsze zapłaty, jeżeli nie zostały uwzględnione w kwocie netto
  11. wartość dostarczonych towarów lub usług objętych transakcją bez kwoty podatku( wartość sprzedaży netto)
  12. stawka podatku
  13. suma sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
  14. kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  15. kwota należności ogółem

Wystawianie faktury VAT

Fakturę VAT należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę.

Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:

1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;

2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

W przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed wykonaniem usługi lub dokonaniem dostawy, zgodnie z art. 106i pkt. 2 podatnik zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej w odniesieniu do otrzymanej kwoty nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej oraz ryczałtowych rolników. Obowiązek taki powstaje gdy wskazany nabywca zwróci się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury.

Zgodnie z art. 106 i ust. 3 ustawy o VAT, przewidziane są także inne terminy wystawiania faktur w odniesieniu do przypadków szczególnych.

Faktura VAT wystawiana jest w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W przypadku faktury elektronicznej wciąż obowiązuje zasada zachowania faktury.

Przykład 1.

Podatnik 18.01.2019 r. wykonał usługi na rzecz kontrahenta. Do kiedy podatnik ma obowiązek wystawienia faktury sprzedaży?

Zgodnie z ogólnymi zasadami, podatnik zobowiązany jest do wystawienia faktury VAT dokumentującej dokonaną w styczniu sprzedaż, w terminie do 15 lutego 2019 r.