W każdym przedsiębiorstwie jedną z najważniejszych ról odgrywa kartoteka wynagrodzeń. W skład jej wchodzą listy płac, karty przychodów i dane dotyczące comiesięcznej wypłaty pracowniczej. Jak prawidłowo ją prowadzić?

Kartoteka wynagrodzeń powinna zawierać takie informacje jak:

  • dane o zatrudnieniu ( data ewentualnego rozwiązania umowy)
  • dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
  • dane adresowe pracownika ( numer domu, województwo, kod pocztowy, powiat, numer mieszkania, ulica, miejscowość, poczta, gmina, telefon, kraj)
  • dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, PESEL, imię matki, NIP, drugie imię,, nazwisko rodowe, imię ojca, data urodzenia, miejsce urodzenia)
W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te dwa dokumenty służą do prawidłowego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych składek jak również w celu prawidłowego odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników.

Lista płac

To rodzaj dokumentu księgowego, stosowany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno za pracownika, jak i pracodawcę. Lista płac sporządzana jest zazwyczaj co miesiąc, ponieważ tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona też punktem wyjścia dla właściwego tworzenia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy również należytemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac powinna zawierać stałe elementy, takie jak:

  • datę sporządzenia
  • nazwę pracodawcy
  • informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
  • informację o wynagrodzeniu brutto i netto
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
  • informację o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
  • informację o przyznanych nagrodach
  • miesiąc, którego dotyczy
  • informację o przyznanych prowizjach
  • informację o nadgodzinach w danym miesiącu
  • numery stron
  • informację o przyznanych premiach
  • informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
  • informację o wysokości wymiaru podstawy
  • oznaczenie lub nazwę listy płac

Karta przychodów

Właściciele firm, którzy zatrudniają pracowników, bez względu na formę organizacyjną działalności, powinni prowadzić karty przychodów. Poprawnie sporządzona zawiera:

  • dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
  • koszty uzyskania przychodów
  • imię i nazwisko pracownika
  • kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
  • kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu
  • datę przekazania zaliczki podatkowej
  • kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
  • dochód osiągnięty w danym miesiącu
  • kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
  • potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru), rentowe (1,5 proc.), chorobowe (2,45 proc.)