Przeczytaj ten artykuł a dowiesz się, z czym wiąże się prowadzenie kilometrówki dla celów podatku dochodowego oraz jakie elementy należy w niej uwzględnić!
Kilometrówka dla celów PIT-kiedy należy prowadzić?
Ewidencja przebiegu pojazdów, czyli tzw. kilometrówka służy do wyliczenia, jaką kwotę można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów w stosunku do wydatków związanych z użytkowanym w ramach działalności pojazdu osobowego, który nie stanowi środka trwałego. Limit ten określa się na podstawie przejechanych w celach służbowych kilometrów.
Nie każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego. Kilometrówka dla celów PIT prowadzona jest dla pojazdów osobowych wykorzystanych w prowadzonej działalności gospodarczej. Dodatkowo prowadzenie kilometrówki obowiązkowe jest w przypadku gdy:
- prywatny samochód wykorzystywany jest w prowadzonej działalności,
- samochód osobowy nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych,
- samochód wykorzystywany jest w działalności na podstawie najmu, dzierżawy, użyczenia.
Zgodnie z art. 23b. ustawy o PIT, wyjątek stanowią umowy najmu lub dzierżawy, które co do zasady spełniają cechy leasingu operacyjnego:
- umowa została zawarta na czas określony, który stanowi minimum 40% normatywnego okresu amortyzacji (w przypadku samochodu osobowego jest to okres min. 24 miesięcy),
- suma opłat za wynajem (pomniejszona o podatek VAT) stanowi co najmniej wartość początkową pojazdu.
| Nowelizacja ustawy o PIT wchodząca w życie od 1 stycznia 2019 r. zakłada likwidację kilometrówki dla celów PIT w przypadku samochodów osobowych prywatnych używanych w celach prowadzonej działalności. Tylko 20% wydatków związanych z prywatnym samochodem osobowym będzie zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Więcej na temat powyższych zmian w artykule: Zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych w firmie od 2019 roku |
Co powinna zawierać kilometrówka dla celów PIT?
Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej takie elementy jak:
- nazwisko, imię oraz adres zamieszkania osoby wykorzystującej dany pojazd;
- numer rejestracyjny pojazdu;
- pojemność silnika ;
- kolejny numer wpisu;
- datę i cel wyjazdu;
- opisy przejechanej trasy (skąd i dokąd);
- liczbę przejechanych kilometrów;
- stawkę za 1 km przebiegu;
- kwotę wynikającą z przemnożenia danej stawki za 1 km przebiegu i liczby przejechanych kilometrów;
- podpis oraz dane podatnika (pracodawcy).
Wyżej wymieniona stawka za 1 km przebiegu wynika z odgórnie ustalonych zasad uwzględniających pojemność silnika z rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Dla samochodu osobowego wyróżniamy następujące stawki obowiązujące na 2018 rok:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - stawka 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3- stawka 0,8358 zł.
Zatem wartość ujętych w kosztach wydatków związanych z użytkowaniem samochodu wynika z kwoty poniesionych wydatków, które zostaną porównane z faktycznie przejechanymi kilometrami w celach firmowych. Oznacza to, że w przypadku nieprowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, podatnik nie ma możliwości ująć poniesionych wydatków na dany pojazd. Również w przypadku prowadzenia samej ewidencji przebiegu pojazdów, podatnik nie ma możliwości rozliczenia kosztów, gdyż nie ma udokumentowanych wydatków związanych z samochodem.
Schemat ujmowania wydatków w KPiR na podstawie kilometrówki dla celów PIT:
- stawka za 1 km w zależności od pojemności silnika przemnożona przez liczbę przejechanych rzeczywiści kilometrów - wynik wskazuje limit ujęcia kosztów w KPiR,
- wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu porównane z limitem.
Jeżeli wydatki poniesione na samochód przekroczą limit kilometrówki, w kosztach zostanie ujęta kwota do wyliczonego limitu. Natomiast gdy wydatki nie przekraczają limitu, w kosztach zostanie zaksięgowana cała kwota poniesionych wydatków z danego okresu. W przypadku nadwyżki wydatków w porównaniu z limitem kilometrówki, nadwyżka ta będzie mogła być uwzględniona w kosztach podatkowych w kolejnych okresach rozliczeniowych, z ograniczeniem do końca roku.
Przykłady ujmowania wydatków na podstawie kilometrówki
Przykład 1.
Przedsiębiorca wykorzystuje prywatny samochód osobowy na cele prowadzonej działalności gospodarczej, którego pojemność silnika wynosi poniżej 900 cm3. W lipcu 2018 roku przejechał 400 km w celach służbowych. Suma wydatków poniesionych w lipcu, związanych z tym samochodem wyniosła 550 zł. W jakiej kwocie przedsiębiorca będzie mógł rozliczyć poniesione w lipcu wydatki na użytkowanie w działalności prywatnego samochodu w kosztach?
Limit ujmowanej kwoty wydatków: 0,5124*400= 204,96 zł. Zatem mimo poniesionych wydatków w kwocie 550 zł, podatnik ująć kwotę 204,96 zł. Powstała nadwyżka może zostać ujęta w kosztach w kolejnych okresach danego roku.
Przykład 2.
Przedsiębiorca wynajmuje na kilka dni samochód osobowy o pojemności silnika 1400 cm3. We wrześniu przejechał 500 km w celach prowadzonej działalności. Wysokość wydatków na ten samochód wyniosła 100 zł. Jaką kwotę wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu przedsiębiorca może ująć w kosztach?
500*0,8358=417,9 zł - limit wydatków, które przedsiębiorca może ująć w kosztach
Oznacza to, że kwota ujętych wydatków wynosi 100 zł.
