Metoda memoriałowa rozliczania kosztów w KPiR

Prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów, mamy możliwość wyboru między dwoma różnymi sposobami ujmowania kosztów. Pierwszym sposobem jest metoda kasowa zwana inaczej uproszczoną, polegająca na rozliczaniu kosztów w dacie wystawienia faktury, natomiast drugi sposób to metoda memoriałowa, której charakterystykę poznasz czytając ten artykuł. Przejście z jednego sposobu rozliczania kosztów na drugi, podatnik nie zgłasza do urzędu, natomiast zobowiązany jest stosować daną metodę przez cały rok podatkowy.

Koszty działalności gospodarczej - podział

Przed charakterystyką metody memoriałowej, ważne jest dokonanie podziału kosztów działalności, ponieważ od ich rodzaju zależy sposób księgowania. Koszty te dzielimy na dwie grupy:

• koszty bezpośrednie - to takie, które bezpośrednio przyczyniły się do powstania określonego przychodu, przykładem są:
  • towary handlowe
  • materiały pomocnicze
  • usługi podwykonawców
• koszty pośrednie - dotyczą wydatków związanych z całokształtem prowadzonej działalności, nie odnoszą się bezpośrednio do osiąganych przychodów, możemy do nich zaliczyć:
  • czynsz
  • leasing
  • wyposażenie biura
  • obsługę księgową
  • media i opłaty telekomunikacyjne

Metoda memoriałowa - czyli jak rozliczać koszty

Znając ogólny podział kosztów, możemy rozróżnić sposób ich księgowania. Koszty pośrednie w tym przypadku ujmowane są w KPiR w taki sam sposób jak w metodzie kasowej - w dacie wystawienia faktury. Wyjątek stanowią koszty ponoszone na przełomie roku podatkowego. Wówczas ważne jest przyporządkowanie kosztów do roku podatkowego, którego dotyczą. W tym przypadku koszty należy podzielić proporcjonalnie do danego okresu. Kierując się tą zasadą nie należy mylić okresów w trakcie roku z przełomem lat. Koszty mające bezpośredni związek z osiągniętym przychodem z prowadzonej działalności gospodarczej, należy ująć w roku podatkowym, w którym ten przychód wystąpił.

Przykład 1

Podatnik rozlicza koszty metodą memoriałową. W dniu 31.10.2018 (data wystawienia), wykupił polisę ubezpieczeniową w kwocie 900 zł, dotyczącą okresu 1.11.2018-30.04.2019.

Zgodnie z wybraną przez niego zasadą memoriałową, koszt ubezpieczenia w 2018 r. wyniesie ⅓ ceny polisy - 300 zł, natomiast w roku 2019 koszt będzie stanowić pozostała kwota tj. ⅔ ceny polisy - 600 zł.

Przykład 2

Przedsiębiorca w styczniu 2018 r. otrzymał fakturę za abonament telefonu w kwocie 120 zł, dotyczącą okresu od grudnia 2017 r. do końca stycznia 2018 r.

Zgodnie z metodą memoriałową koszt ten należy proporcjonalnie rozłożyć na dwa okresy, tj. 120 / 2 miesiące = 60 zł. Wówczas należy ująć po 60 zł zarówno w grudniu 2017 r. jak i w styczniu 2018 r.

Przykład 3.

Przedsiębiorca 13 grudnia 2018 r. zakupił 6 telefonów w celu dalszej odsprzedaży. 2 telefony sprzedał w grudniu 2018 r., natomiast pozostałe 4 w styczniu 2019 r.

Mimo, że koszt zakupu 4 telefonów sprzedanych w 2019 r., przyniósł dochód dopiero w styczniu 2019 r., wydatek ten należy ująć w grudniu - w dacie zakupu i otrzymania telefonów, gdyż stanowią one towar handlowy.

Koszty ujmowane w jeden sposób, bez względu na metodę ewidencji

Wynagrodzenia pracowników

Wynagrodzenia pracowników, zgodnie z art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT, są kosztem pracodawcy:

• w miesiącu, za który są należne- jeżeli zostały wypłacone terminowo
• w dniu wypłaty- jeżeli nie zostały uregulowane w terminie

Przykład 4

W firmie X zgodnie z umową wynagrodzenia wypłacane są do 10. dnia miesiąca, następującego po miesiącu za, który są należne. Dnia 12 sierpnia pracodawca wypłacił pracownikom wynagrodzenia za lipiec. W jakim miesiącu należy ująć dany koszt?

W tym przypadku należy ująć lipcowe wynagrodzenia w KPIR  w sierpniu - zgodnie z datą wypłaty, gdyż nie zostały one uregulowane w terminie.

Składki ZUS

Ewidencjonowanie ZUS-u, zależne jest od uregulowania wynagrodzeń. Wyróżniamy przypadki:

• terminowe uregulowanie wynagrodzeń oraz ZUS-u-  składki ZUS ujmuje się w kosztach w miesiącu, za które należne są wynagrodzenia
• terminowe uregulowanie tylko wynagrodzenia- składki ZUS ujmowane są w kosztach w dniu zapłaty
• nieterminowe uregulowanie wynagrodzeń oraz składek ZUS- składki ZUS ujmowane są w kosztach w dniu zapłaty

Przykład 5

Składki na ZUS oraz wynagrodzenia za styczeń płatne są do 10. lutego. Pracodawca wypłacił wynagrodzenia 31 stycznia, natomiast ZUS opłacił 10 lutego.

Składki oraz wynagrodzenia zostały wypłacone w terminie, za datę ujęcia tych kosztów uznaje się styczeń.

Przykład 6

Przedsiębiorca zobowiązany jest do uregulowania składki ZUS do 15. czerwca. a wynagrodzenia do 10 czerwca. Pracodawca opłacił ZUS 10 czerwca, lecz wynagrodzenie wypłacił dopiero 19 czerwca.

W tym przypadku oba koszty należy ując w czerwcu, ze względu na nieterminowe dokonanie wypłaty wynagrodzenia.