Osoba planująca założenie firmy, często ponosi wydatki związane z działalnością jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem działalności gospodarczej. W tej sytuacji warto zastanowić się, czy koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności, ale mające z nią związek, można ująć w kosztach uzyskania przychodu w nowo powstałej firmy.

Księgowanie kosztów poniesionych przed rozpoczęciem działalności

Według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności można zaliczyć do kosztów podatkowych, pod warunkiem, że spełniają definicję zawartą w art. 22 ust. 1.: Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu (KUP), musi być również prawidłowo udokumentowany. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, wpisy do księgi należy dokonywać na podstawie:
  • faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych,
  • innych dowodów (wymienionych w § 13 i 14 rozporządzenia), potwierdzających dokonanie operacji gospodarczej z rzeczywistym przebiegiem.
Zatem wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu gdy:
  • spełnia definicję wynikającą z ustawy o PIT,
  • jest prawidłowo udokumentowany,
  • ma związek z prowadzoną działalnością.
Obowiązek udowodnienia związku poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością należy do podatnika.

Towary handlowe oraz materiały podstawowe

Przedsiębiorca, który zakupił towary handlowe lub materiały podstawowe przed rozpoczęciem działalności, nie ujmuje ich bezpośrednio w kosztach podatkowych. W przypadku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorca wykazuje nabyte towary handlowe oraz materiały w spisie z natury sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności - mowa tu o remanencie początkowym, natomiast wartość spisu wykazuje w PKPiR jako pierwszą pozycję. Wartości tej nie uwzględnia się kosztach podatkowych w trakcie roku. Od wartość wprowadzonego remanentu początkowego jest odejmowana wartość remanentu końcowego (przedstawia stan materiałów i towarów na koniec roku podatkowego) i otrzymana kwota, tzw. różnica remanentowa jest ujmowana w zeznaniu rocznym po stronie kosztów. W przypadku przedsiębiorców rozliczających się formie ryczałtu ewidencjonowanego, wartość nabytych towarów i materiałów ujmujemy w spisie z natury na dzień otwarcia ewidencji przychodów. Podobnie jak przy prowadzeniu KPiR, wartość wpisujemy w pierwszej pozycji ewidencji, natomiast spis ten nie wpływa na rozliczenie podatkowe w przypadku ryczałtowców. Jego wartości nie uwzględnia się także w zeznaniu rocznym PIT - 28.

Wyposażenie

Podatnicy mogą ująć koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności na zakup wyposażenia w miesiącu przekazania ich do używania na cele działalności. Wartość składnika majątku zaliczonego do wyposażenia nie powinna być niższa niż 1500 zł. i nie wyższa niż 10 tys. zł. (w przypadku nievatowców wskazane wartości są podawane w kwocie brutto). Dodatkowo ważne jest także, by przewidywany okres użytkowania był krótszy niż rok. W przypadku niespełnienia powyższych warunków, składnik ten powinien być ujęty w ewidencji środków trwałych. Podatnicy rozliczający się ryczałtem ewidencjonowanym mają obowiązek prowadzić ewidencję wyposażenia, jednak ich wartość nie jest ujmowana w kosztach prowadzenia działalności.

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne

Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę oraz rozliczający się w formie ryczałtu ewidencjonowanego ma prawo wprowadzić zakupione przed założeniem działalności gospodarczej środki trwałe (ŚT) oraz wartości niematerialne i prawne (WNiP) do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W przypadku posiadania dokumentu zakupu (np. faktury, rachunki), wartość początkową ustala się w oparciu o cenę nabycia wynikającą z dokumentu. Natomiast gdy przedsiębiorca nie ma możliwości ustalenia wartości środka trwałego lub WNiP, cenę nabycia stanowić będzie wówczas cena rynkowa. W przypadku środków trwałych o wartości powyżej 10 tys. zł, koszty podatkowe, u podatnika prowadzącego księgę podatkową, stanowić będą odpisy amortyzacyjne. Ryczałtowiec natomiast nie rozlicza w kosztach odpisów amortyzacyjnych od posiadanych środków trwałych i WNiP. W przypadku przekazania prywatnego składnika majątku do działalności, należy sporządzić oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności.
Amortyzacja jednorazowa możliwa jest dla środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 oraz 8 KŚT, których wartość nie przekracza kwoty 10 000 zł (wyjątek stanowi amortyzacja w ramach pomocy de minimis oraz amortyzacja fabrycznie nowych środków trwałych).

Inne koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności

Wydatki takie jak np. reklama, pieczątki, wizytówki można uznać za koszt, jeśli w przyszłości przyczynią się one do osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia, zachowania ich źródła. Koszty te należy ująć w dniu rozpoczęcia działalności w 13. kolumnie KPiR “Pozostałe wydatki”. Koszty wynajmu lokalu zaliczają się do wydatków, jeżeli zostały odpowiednio uzasadnione, np. konieczność rezerwacji lokalu przed założeniem działalności gospodarczej Odsetki od kredytów zaciągniętych w celu uzyskania środków pieniężnych na rozpoczęcie działalności przed jej założeniem, także można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Do odsetek zalicza się odsetki zapłacone, natomiast nie ujmuje się w kosztach odsetek umorzonych lub niezapłaconych.

Odliczenie podatku VAT a koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności

Podatek VAT mogą odliczyć tylko czynni podatnicy VAT. Podatek naliczony z faktur zakupu można odliczyć w okresie ich otrzymania bądź w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. By odliczyć podatek, faktury muszą spełniać następujące warunki:
  • muszą być wystawione na imię i nazwisko przedsiębiorcy;
  • wydatki powinny być związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą - z wykonywaniem czynności opodatkowanych;
  • odliczenie VAT-u od danych wydatków nie jest wyłączone przez przepisy;
Jak wyżej napisano, faktura musi zostać wystawiona na imię i nazwisko przedsiębiorcy. Nie ma tu znaczenia, że brakuje na niej numeru NIP, gdyż formalnie przedsiębiorca dokonujący wtenczas zakupu nie posiadał jeszcze nadanego numeru identyfikacji podatkowej. Należy przy tym pamiętać, że faktura nie może zostać wystawiona na inną osobę niż podatnik np. małżonka. Odliczenie podatku VAT z faktur nieposiadających numeru NIP możliwe jest tylko w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.