Przedsiębiorca podczas prowadzenia księgi przychodów i rozchodów ma możliwość wyboru jednego z dwóch sposobów ujmowania kosztów. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyodrębnia metodę kasową (uproszczoną) oraz metodę memoriałową. Poznaj dokładniej pierwszy sposób ewidencji kosztów uzyskania przychodów, jakim jest metoda kasowa, czytając ten artykuł.
Metoda kasowa
Pierwszą metodą ujmowania wydatków w KPiR jest metoda kasowa zwana także uproszczoną. Jest to najczęściej wybierany sposób rozliczania kosztów u przedsiębiorców ze względu na uproszczoną formę w porównaniu do metody memoriałowej. Najważniejszą jej cechą jest ujmowanie kosztów w roku podatkowym, w którym zostały poniesione, bez względu na okres jakiego dotyczą. W metodzie kasowej podział kosztów na pośrednie i bezpośrednie nie ma znaczenia, gdyż wszystkie koszty traktowane są w taki sam sposób. Dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia dowodu księgowego - faktury, rachunku lub innego dokumentu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. Zatem dzień zapłaty nie ma wpływu na ujęcie kosztu.
| Nie należy mylić metody kasowej w podatku dochodowym od osób fizycznych z metodą kasową w podatku od towarów i usług. Metoda kasowa w PIT to odrębna rzecz od metody kasowej w VAT! |
Przykład 1
Firma budowlana zakupiła narzędzia - faktura VAT z dnia 26.09.2018 r.
W tym przypadku dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury - 26.09.2018 r.
Przykład 2
Przedsiębiorca otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne za grudzień i styczeń, wystawioną dnia 1 grudnia. Jak powinien ująć koszt w księdze przychodów i rozchodów?
Mimo, że okres usług telekomunikacyjnych obejmuje 2 miesiące, za datę poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia faktury tj. 1 grudnia.
| Wybraną metodę ewidencji kosztów, należy konsekwentnie stosować do końca roku podatkowego. Zatem nie ma możliwości dokonania jej zmiany w trakcie roku podatkowego. Co więcej, przedsiębiorca nie jest zobowiązany do powiadomienia urzędu skarbowego o przyjętej metodzie ujmowania kosztów. |
Koszty stanowiące wyjątki
Są takie koszty, które bez względu na wybraną metodę ich ewidencjonowania, będą podlegały ujęciu w KPIR, w określony przez inne przepisy sposób. Do kosztów stanowiących wyjątki możemy zaliczyć: wynagrodzenia pracownikom, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy czy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne płacone przez pracodawcę. W tym przypadku nie ma znaczenia, jaką metodę ewidencji kosztów wybrał przedsiębiorca. Ujęcie wskazanych kosztów następuje bowiem w dacie faktycznej zapłaty.
Wynagrodzenia pracowników
Wydatki, jakimi są wynagrodzenia pracowników, ewidencjonuje się do kosztów miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne pod warunkiem że zostały wypłacone w terminie wynikającym z prawa pracy, umowy o pracę lub innego stosunku prawnego łączącego strony, nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca. Jeżeli wypłata nastąpiła po tym terminie, wówczas koszt ten zostanie ujęty w dacie zapłaty.
Przykład 3
Pracodawca zgodnie z umową zobowiązany jest do wypłacenia pracownikom wynagrodzenia do 10. dnia miesiąca następującym po przepracowanym miesiącu. Wynagrodzenie za maj 2018, pracodawca wypłacił pracownikom 10 czerwca.
W tym przypadku możliwe jest ujęcie kosztu związanego z wynagrodzeniem w maju, gdyż zostało terminowo wypłacone.
Przykład 4
Przedsiębiorca zobowiązany jest do wypłacenia pracownikom wynagrodzenia do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Pracodawca spóźnił się z wypłatą i wypłacił wynagrodzenie za lipiec 2018 r. dopiero 18 sierpnia.
W przypadku wypłaty wynagrodzenia za lipiec 18 sierpnia, koszt ten podlega ujęciu w KPIR w sierpniu - w dacie wypłaty, gdyż termin wynikający z umowy został niedotrzymany.
Składki ZUS, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Pracy
Zasadę odnoszącą się do księgowania wynagrodzeń, stosuje się również do ewidencjonowania składek ZUS, składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w części finansowanej przez pracodawcę. Składki te mogą być ujęte w miesiącu za który są należne w przypadku terminowego ich opłacenia tzn. do 15. dnia miesiąca po miesiącu którego dotyczą.
Przykład 4
Składki na ZUS dot. wynagrodzeń marcowych płatne do 15 kwietnia, zostały uregulowane 29 marca. Pracodawca wypłacił pracownikom wynagrodzenia w terminie (wynagrodzenia płatne do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne), tj. 3 kwietnia.
Za miesiąc ujęcia składki ZUS w księdze przychodów i rozchodów uznaje się 29 marzec.
Przykład 5
Składki dot. wynagrodzeń październikowych oraz wynagrodzenie za październik zostały zapłacone dopiero 20 listopada.
Z uwagi na uchybienie terminom tj. wynagrodzenie płatne do 10. natomiast składki do 15., koszty należy ująć w KPIR w dacie faktycznej zapłaty.
