Faktura VAT to najczęściej spotykany dowód księgowy służący ewidencji zdarzeń gospodarczych. Jest także podstawowym dokumentem potwierdzający dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem VAT. Faktura może przybrać formę papierową a także elektroniczną. Termin wystawienia faktury powinien być wystawiony według umownych zasad, które reguluje ustawa o podatku od towarów i usług.

Kiedy podatnik zobowiązany jest do wystawienia faktury

Zgodnie z art.106b ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług. Fakturę należy wystawić w przypadku, gdy miała miejsce:

  • sprzedaż, a także dostawa towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze czy też na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  • sprzedaż wysyłkowa z terytorium a także na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1:
  • zapłata całości lub części przed dokonaniem czynności z punktu 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy WNT.

W przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę tylko na wyraźne żądanie nabywcy, jeżeli żądanie to zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż, zostaje zwolniony z tego obowiązku

Faktura VAT- podstawowe elementy

Szczegółowy opis treści, jaka powinna być zawarta w fakturze określa art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie ze wskazanym artykułem faktura powinna zawierać elementy takie jak:

  1. data wystawienia;
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w jednoznaczny sposób identyfikuje fakturę;
  3. imiona, nazwiska lub nazwy, adresy podatnika oraz nabywcy towarów lub usług;
  4. NIP sprzedawcy;
  5. NIP nabywcy towarów lub usług;
  6. data dostawy towarów lub świadczenia usługi, w tym także data otrzymania zapłaty jeśli miała miejsce przed dokonaniem dostawy lub świadczenia usług (w przypadku, gdy różni się od daty wystawienia faktury);
  7. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
  8. miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  9. cena jednostkowa bez kwoty podatku - cena jednostkowa netto;
  10. kwoty upustów lub zniżek w tym w formie rabatu (w przypadku wcześniejszej zapłaty), jeżeli nie zostały uwzględnione w kwocie netto;
  11. wartość dostarczonych towarów lub usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  12. stawka podatku;
  13. suma sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku, w tym także sprzedaż zwolnioną od podatku;
  14. kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki podatku;
  15. kwota należności ogółem;
Dodatkowo, w niektórych szczególnych przypadkach faktura powinna zawierać:
  • wyrazy “metoda kasowa” w przypadku dostawy towarów lub usług przez podatników stosujących metodę kasową;
  • wyraz “ samofakturowanie” w przypadku,w którym podmiot nabywający towar lub usługę od podatnika, wystawia fakturę w jego imieniu;
  • wyrazy “odwrotne obciążenie” w przypadku, w którym nabywca zobowiązany jest do rozliczenia podatku;
  • wskazane: przepisy ustawy lub inny akt na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie z podatku w przypadku dostawy zwolnionej od podatku VAT.

Termin wystawienia faktury

Termin wystawienia faktury reguluje ustawa o podatku od towarów i usług, zgodnie z art. 106i ust. 1, fakturę VAT należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę.

Jak wskazuje art. 106i ust. 7 wskazanej powyżej ustawy, faktury nie mogą być wystawione także wcześniej niż 30. dnia przed:

1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;

2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Fakturę VAT wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W przypadku faktury elektronicznej wciąż obowiązuje zasada zachowania faktury.

Ustawodawca przewidział także szczególne przypadki i terminy wystawiania faktur, które są szerzej opisane w art. art.106i ust.3 ustawy o VAT.

Przykład 1.

Przedsiębiorca dokonał sprzedaży towarów dnia 20. listopada. W jakim terminie powinien wystawić fakturę dla nabywcy będącego podatnikiem?

W tym przypadku sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia faktury do 15. dnia następnego miesiąca tj. 15 grudnia.

Przykład 2.

Przedsiębiorca otrzymał zapłatę za usługę dnia 2 października, ma zostać zrealizowana 20 grudnia. W jakim terminie sprzedawca powinien wystawić fakturę?

Przedsiębiorca powinien wystawić fakturę do 15 listopada w odniesieniu do wartości faktycznie otrzymanej.