Podstawowym powinnością wizytatora inspekcji pracy jest okazanie dokumentów określających jego tożsamość oraz dokumentów uprawniających go do kontroli w danej firmie . Wyjątkiem jest sytuacja, w której inspektor PIP na podstawie przesłanek podejmie decyzję, że informacja o planowaniu inspekcji może mieć wpływ na jej wynik. Oznacza to, że inspektor PIP może przybyć kiedy chce i o której godzinie chce do budynku przedsiębiorstwa, aby skontrolować właściciela firmy. Dodatkowo, nie potrzebuje żadnych przepustek wstępu i nie musi być rewidowany. Art. 23 par. 1 pkt. 1-10 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 13 kwietnia 2007 r określa szczegółowo przebieg inspekcji zgodnie, z którą inspektor może:
- żądać od wszystkich pracobiorców, którzy pracują lub pracowali lub od osób, które wykonują lub wykonywały usługi dla objętego kontrolą przedsiębiorstwa, sporządzonych na piśmie i ustnych treści w sprawach objętych kontrolą
- żądać ostatecznych danych dotyczących pomiarów, badań , ekspertyz związanych z produkcją lub inną działalnością podmiotu kontrolowanego
- skontrolować dane personalne osób wykonujących pracę jak również przebywających na obszarze podmiotu kontrolowanego, przesłuchać ich i żądać od nich udowodnienia legalności swojego zatrudnienia albo posiadania innej możliwości zarobkowania
- rejestrować przebieg wizytacji urządzeniami do zapisu obrazu lub dźwięku
- wykonać istotne, w celu kontroli, kopie lub wyciągi z akt, a także żądać od podmiotu kontrolowanego utworzenia potrzebnych zestawień i wyliczeń w oparciu o dokumentację
- żądać możliwości wglądu w akta osobowe oraz wszelkie dokumenty związane z realizowaniem obowiązków służbowych przez pracowników lub osoby pracujące na innej podstawie niż stosunek pracy
- żądać przyniesienia próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających za sprawą produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy są ściśle związane z trwającą kontrolą
- żądać przedstawienia dokumentacji technicznej dotyczącej budowy, przebudowy albo rozbudowy budynku, w którym znajduje się kontrolowana firma, a także żądać zapoznania ze stosowną dokumentacją i ekspertyzą dotyczącą produkcji (razem z próbkami materiałów używanych podczas produkcji ) w kontrolowanym zakładzie
Gdy zaistnieje sytuacja, w której dane udzielone przez pracobiorcę, narażą go na chodź by drobny uszczerbek lub skargę z ujawnienia tych informacji, kontroler ma możliwość wydania decyzji o utajenie danych pracownika. Dzięki art. 23 par. 4 ustawy, zatrudniający ma prawo podważyć zasadność decyzji i zwrócić się do organu kontrolującego z wnioskiem o odtajnienie danych osobowych pracownika, który złożył zeznania. Musi dokonać tego w ciągu 3 dni, licząc od dnia przedłożenia właścicielowi firmy decyzji o utajnieniu danych.
Ponadto, firma kontrolowana ma obowiązek zapewnić kontrolującemu warunki i narzędzia niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności, bez ociągania przynieść potrzebne akta i materiały, udzielić urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, odrębne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.
