Workflow w tłumaczeniu z języka angielskiego oznacza przepływ pracy. W sensie szerszym, to automatyzacja procesów biznesowych, w całości albo w części, podczas której informacje, dokumenty lub zadania są przekazywane od jednego pracownika do następnego, zgodnie z odpowiednimi procedurami zarządczymi. Pojęcie workflow używa się w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza wspierającego pracę grupową. Ma ono wielkie znaczenie dla firm, które chcą kontrolować kierunki swoich działań jak również usprawnić i przyspieszyć pracę w poszczególnych działach. Oprogramowanie takie umożliwia:
- obsługę faksów, poczty elektronicznej, zeskanowanej poczty tradycyjnej według zdefiniowanych wcześniej procedur
- raportowanie postępu prac w obiegu
- tworzenie historii dokumentu
- porządkowanie dokumentów
- tworzenie harmonogramów obiegu dokumentów
- obsługę formularzy, faktur elektronicznych albo faktur skanowanych
- indeksowanie, gromadzenie, udostępnianie oraz wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów, powstających w przedsiębiorstwach albo też przychodzących do niej z zewnątrz
- prowadzenie efektywnej pracy grupowej
- elastyczną obsługę procesów przepływu informacji i dokumentów miedzy jednostkami i działami