Attractive young businesswoman working on documents in officeWorkflow w tłumaczeniu z języka angielskiego oznacza przepływ pracy. W sensie szerszym, to automatyzacja procesów biznesowych, w całości albo w części, podczas której informacje, dokumenty lub zadania są przekazywane od jednego pracownika do następnego, zgodnie z odpowiednimi procedurami zarządczymi. Pojęcie workflow używa się w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza wspierającego pracę grupową. Ma ono wielkie znaczenie dla firm, które chcą kontrolować kierunki swoich działań jak również usprawnić i przyspieszyć pracę w poszczególnych działach. Oprogramowanie takie umożliwia:
  • obsługę faksów, poczty elektronicznej, zeskanowanej poczty tradycyjnej według zdefiniowanych wcześniej procedur
  • raportowanie postępu prac w obiegu
  • tworzenie historii dokumentu
  • porządkowanie dokumentów
  • tworzenie harmonogramów obiegu dokumentów
  • obsługę formularzy, faktur elektronicznych albo faktur skanowanych
  • indeksowanie, gromadzenie, udostępnianie oraz wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów, powstających w przedsiębiorstwach albo też przychodzących do niej z zewnątrz
  • prowadzenie efektywnej pracy grupowej
  • elastyczną obsługę procesów przepływu informacji i dokumentów miedzy jednostkami i działami
W jaki sposób użytkować workflow Oprogramowanie typu workflow przeznaczone jest dla klientów zarówno z obszaru średniej i małej przedsiębiorczości, jak i z sektora finansowego. Program pracuje w przeglądarce www. Udostępniany jest na zasadzie Software as a Service – oprogramowanie jako usługa. Nie instaluje się go na komputerze, a jedynie zakupuje dostęp do aplikacji biznesowej. Po zarejestrowaniu się na stronie, można w pełni korzystać z jego możliwości.